Таблицы и базы данных: все, что нужно знать

Таблица или база данных? Есть ли отличия между этими понятиями? Почему мы решили поднять эту тему? Это все потому, что неправильные формулировки и некорректный подбор терминологии очень часто приводят к неприятным последствиям. Нет, никто не пострадает в буквальном смысле, однако недопонимание может приводить к большим проблемам в процессе работы. Поэтому, мы предлагаем называть вещи своими именами, дабы исключить мисскомьюникейшн и усложнение производственных процессов, а также исправлять других (мы знаем, что этим грешат многие). Ну все, лирическое отступление закончилось, переходим к делу.

Начнем мы с минутки терминологии.

База данных. Это инструмент для сбора, организации и структурирования данных. В базе могут находиться сведения о товарах, продуктах компаниях, заказах, отправках и т. д.

Большинство баз данных начинаются с создания списков в word-processing program или spreadsheet. По мере увеличения количества информации начинают появляться первые «косяки» и несоответствия.

В одной базе данных хранится сразу несколько таблиц. Например, есть база данных по запасам товаров на складах, а в ней располагаются четыре разные таблицы.

Таблица. Представляет собой неотъемлемую часть базы данных. Именно в таблице находятся все сведения, данные и показатели компании. Например:

«В компании есть база данных. А внутри базы находится таблица «Контакты». В самой таблице хранится информация о клиентах и поставщиках, телефоны, адреса, почтовые реквизиты и электронные адреса».

Поскольку практически все базы состоят из разных таблиц, именно с них и нужно начинать создание базы.

Главный вопрос мы решили: таблица и база данных – это не одно и тоже. Теперь копнем поглубже, чтобы понять общее устройство и принципы работы системы.

Если два этих объекта связаны между собой, но являются разными понятиями, то и структура у них отличается. Давайте разберем, что из чего состоит.

Структура таблиц. Каждая таблица состоит из разных записей (строк) и столбцов (полей), которые имеют свои параметры и характеристики. Каждая таблица хранит информацию о конкретных объектах или элементах, например, данных сотрудников, логистики и т. д.

У каждой таблицы есть свои свойства. Свойствами называются атрибуты, которые задают ее вид и работу. Все свойства задаются в «конструкторе».

У «поля» в таблице есть свои свойства, которые также можно изменять и задавать их параметры вручную.

Гибкость кастомизации и настройки таблиц позволяет создавать уникальные варианты, чтобы оптимизировать рабочие процессы.

Структура базы данных. С базой данных ситуация интереснее и сложнее. Поскольку она представляет собой совокупность разных элементов (включая таблицы), то разбить ее можно на следующие компоненты:

• таблица;
• форма;
• отчет;
• запрос;
• макросы;
• модуль.

Таблица. Мы уже разобрались, что это и как оно выглядит. Благодаря такой структуре, таблицы легко перемещать из электронного формата в базы данных. Таблицы внутри баз необходимо подвергать процессу нормализации. Грубо говоря, это грамотное структурирование данных внутри таблиц и их элементов.

Формы. Они помогают пользователю вводить и работать с данными внутри базы. В формах есть разные кнопки для команд, управления и редактирования данных внутри системы и т. д.

Командные кнопки помогают грамотно вводить данные, открывают другие формы и т. д. Для наглядности:

Есть «Форма клиента». В этой форме сотрудник работает с клиентскими данными: от имени и фамилии до номера телефона. Если нажать на функциональную кнопку, то откроется, например, «Форма заказа», где будут данные о времени отправки, ТТН, почтовом отделении».

Отчет. В этом пункте все логично. Отчеты – это отчеты. Они помогают посмотреть отчетность по конкретным метрикам: доходность, число продаж, число клиентов и тому подобное.

Отчеты универсальны и позволяют в любое время посмотреть всю необходимую информацию. Обычно они удобны не только для ознакомления на экране монитора, но и для печати при необходимости.

Запрос. Этот элемент помогает найти что-то конкретное внутри всей базы данных. Если нужно найти всю информацию про одного клиента, то запрос может свести все сведения о нем в одну таблицу за пару секунд. Практично? Да!

Есть и категория «Обновляемые запросы». Они не просто выводят нужную инфу, но и позволяют ее сразу отредактировать. Соответственно, правки будут внесены и в «Поле запроса», и в исходную таблицу. Не забывайте про это.

Макросы. Они представляют собой очень простой язык для программирования. Макросы помогают работать с функционалом самой базы данных. Макрос дает возможность привязать к нажатию одной кнопки цепочку действий.

«Нажатие кнопки Х запустит цепочку действий = Действие 1 + Действие 2 + Действие 3…». Цепочка может быть сколько угодно долгой. Главное – практичность.

Грамотная работа с макросами – верный путь к оптимизации многих процессов.

Модуль. Макрос – это цепочка команд, а модуль создается на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Модуль состоит из набора процедур, описаний и инструкций.

Надеемся, что наш материал внес ясность в отличия между «таблицами» и «базами данных», поэтому больше недопонимания и мисс коммуникаций в этом аспекте точно не будет. Во время рабочих процессов очень важно говорить “на одном языке”. В таком случае в рабочих процессах не будет недопонимания, что не только упростит работу, но и положительно скажется на качестве результата.