Таблиці та бази даних: все, що потрібно знати

Таблиця чи база даних? Чи є відмінності між цими поняттями? Чому ми вирішили порушити цю тему? Це все тому, що неправильні формулювання та некоректний підбір термінології часто призводять до неприємних наслідків. Ні, ніхто не постраждає в буквальному значенні, проте непорозуміння може призводити до великих проблем у процесі роботи. Тому ми пропонуємо називати речі своїми іменами, щоб виключити міс ком'юнікейшн і ускладнення виробничих процесів, а також виправляти інших (ми знаємо, що цим грішить багато хто). Ну все, ліричний відступ закінчився, переходимо до справи.

Почнемо ми з хвилинки термінології.

База даних. Це інструмент для збору, організації та структурування даних. У базі можуть бути відомості про товари, продукти, компанії, замовлення, відправках тощо.

Більшість баз даних починаються зі створення списків у word-processing program або spreadsheet. Після збільшення кількості інформації починають з'являтися перші «косяки» та невідповідності.

У одній базі даних зберігається відразу кілька таблиць. Наприклад, є база даних запасів товарів на складах, а в ній розташовуються чотири різні таблиці.

Таблиця. Є невіддільною частиною бази даних. Саме в таблиці знаходяться всі відомості, дані та показники компанії. Наприклад:

«У компанії є база даних. А всередині бази міститься таблиця «Контакти». У самій таблиці зберігається інформація про клієнтів та постачальників, телефони, адреси, поштові реквізити та електронні адреси».

Оскільки майже всі бази складаються з різних таблиць, саме з них і треба розпочинати створення бази.

Головне питання ми вирішили: таблиця та база даних – це не одне й теж. Тепер копнемо глибше, щоб зрозуміти загальний устрій та принципи роботи системи.

Якщо ці об'єкти пов'язані між собою, але є різними поняттями, тоді й структура в них відрізняється. Розберемо, що з чого складається.

Структура таблиці. Кожна таблиця складається з різних записів (рядків) та стовпців (полів), які мають свої параметри та характеристики. Кожна таблиця зберігає інформацію про конкретні об'єкти або елементи, наприклад, дані співробітників, логістики тощо.

Кожна таблиця має свої властивості. Властивістю називаються атрибути, які задають її вигляд та роботу. Усі властивості задаються у «конструкторі».

У «поля» в таблиці є свої властивості, які також можна змінювати та задавати їх параметри вручну.

Гнучкість кастомізації та налаштування таблиць дозволяє створювати унікальні варіанти, щоб оптимізувати робочі процеси.

Структура бази даних. З базою даних ситуація цікавіша і складніша. Оскільки вона є сукупністю різних елементів (включаючи таблиці), то розбити її можна на наступні компоненти:

• таблиця;
• форма;
• звіт;
• запит;
• макрос;
• модуль.

Таблиця. Ми вже розібралися, що це і як воно виглядає. Завдяки такій структурі таблиці легко переміщати з електронного формату до баз даних. Таблиці всередині баз необхідно піддавати процесу нормалізації. Грубо кажучи, це грамотне структурування даних усередині таблиць та їх елементів.

Форми. Вони допомагають користувачеві вводити та працювати з даними всередині бази. У формах є різні кнопки для команд, управління та редагування даних усередині системи тощо.

Командні кнопки допомагають грамотно вводити дані, відкривають інші форми тощо.

Є "Форма клієнта". У цій формі співробітник працює з клієнтськими даними: від імені та прізвища до номера телефону. Якщо натиснути на функціональну кнопку, то відкриється, наприклад, «Форма замовлення», де будуть дані про час відправлення, ТТН, поштове відділення».

Звіт. У цьому пункті все логічно. Звіти – це звіти. Вони допомагають подивитися звітність за конкретними метриками: прибутковість, кількість продажів, кількість клієнтів тощо.

Звіти універсальні та дозволяють у будь-який час подивитися всю необхідну інформацію. Зазвичай вони зручні не тільки для ознайомлення на екрані монітора, а й для друку за потреби.

Запит. Цей елемент допомагає знайти щось конкретне всередині бази даних. Якщо потрібно знайти всю інформацію про одного клієнта, запит може звести всю інформацію про нього в одну таблицю за пару секунд. Чи практично це? Так!

Є й категорія «Запити, що оновлюються». Вони не просто виводять необхідну інфу, а й дозволяють її одразу відредагувати. Відповідно, редагування будуть внесені й у «Поле запиту», й у вихідну таблицю. Не забувайте про це.

Макроси. Вони є дуже простою мовою для програмування. Макроси допомагають працювати з функціоналом самої бази даних. Макрос дає можливість прив'язати до натискання однієї кнопки ланцюжок дій.

"Натискання кнопки Х запустить ланцюжок дій = Дія 1 + Дія 2 + Дія 3 ...". Ланцюжок може бути скільки завгодно довгим. Головне – практичність.

Грамотна робота з макросами – правильний шлях оптимізації багатьох процесів.

Модуль. Макрос – це ланцюжок команд, а модуль створюється мовою програмування Visual Basic для програм (VBA). Модуль складається з набору процедур, описів та інструкцій.

Сподіваємося, що наш матеріал вніс ясність у відмінності між «таблицями» та «базами даних», тому більше непорозуміння та міс комунікацій у цьому аспекті точно не буде. Під час робочих процесів дуже важливо говорити "одною мовою". У такому разі в робочих процесах не буде непорозуміння, що не тільки спростить роботу, а й позитивно позначиться на результаті.