Приоритеты в задачах: как их грамотно расставить

Как показывает практика, за каждым делом, фирмой, брендом или кофе-пойнтом в торговом центре стоит огромное число задач, которые ложатся на плечи сотрудников компании. То, что видит потребитель – лишь верхушка айсберга бизнеса. Все остальное доступно только взору сотрудников компании и руководству. И каждый, кто сталкивался с работой менеджера, знает, что такое правильное делегирование обязанностей и расстановка приоритетов в рабочих процессах.

Не все умеют грамотно их расставить, чтобы достичь максимальных результатов за минимальный промежуток времени. Но бояться не стоит, это поправимо. Мы приготовили несколько советов по управлению задачами и целями. Начнем?

Сроки – это вещь, которая пугает, дарит надежду, ставит рамки, помогает в организации. И для любого предпринимателя именно сроки являются важным аспектом работы, в который нужно успеть вложиться. Именно грамотная работа с таким ресурсом, как время, помогает компании развиваться и расти.

Первое, что должен сделать предприниматель (не только начинающий) – научиться ценить и эффективно использовать этот ресурс. При этом вы, как глава компании, должны понимать, какие задачи важны, какие должны быть реализованы в первую очередь, и что может быть сделано завтра. Грамотные приоритеты – это и есть главный ключ к успеху.

В этом деле поможет один популярный метод, который называется «ABCD». Он состоит из 4 основных пунктов:

• Устанавливаем приоритеты «A». Как их выделить на фоне остальных? Представьте, что завтра вам совсем нечего делать: нет звонков, встреч, рутинной работы, и вы полностью свободны, но должны сделать что-то важное. Все те мысли, что будут приходить в голову – это и есть приоритеты категории «А». Это может быть как найм нового HR-специалиста, так и подписание важных бумаг. Они должны занимать от 20% до 30% общего времени.
• Категория «B» формируется из задач, которые прописаны для вашей должности: от переписки с клиентами и партнерами до ответов на письма и жалобы. Начните их выполнять после того, как разберетесь с категорией «А». Задачи уровня «В» занимают от 30% до 40% от общего времени.
• Категория «C» – это непредвиденные обстоятельства. Вы должны выделять на них от 20% до 25% от рабочего времени. Их особенность в том, что на их возникновение нельзя повлиять, но их выполнение будет приводить вас к успеху. Например, в течение дня вам нужно будет переделать форму договоров из-за изменения условий, или отправиться в поездку.
• Категория «D». «D» означает «Delete». Тут собраны все задачи, которые не являются срочными либо важными. Задачи из данной категории могут заключаться в мелкой повседневной рутине, которая может быть выполнена другими сотрудниками или специалистами. Но это коварная категория. Почему? Потому, что эти задачи могут занимать много времени, будучи не самыми важными. Например, принтер перестал печатать, или бумага застряла в ксероксе. Вы можете решить это быстро? Нет, для этого нужен специалист. Передайте ему задачу, а сами сконцентрируйтесь на более важных рабочих моментах.

Вот вам небольшой гайд на тему того, как грамотно планировать неделю и каждый рабочий день:

1. Составляйте список действий по алгоритму «ABCD» каждый день. Разделяйте задачи на 3 основные подгруппы.
2. Больше конкретики. Формулируйте цели четко и просто. Не должно быть чего-то абстрактного, вроде «сделать работу» или «порешать дела». Убирайте такие формулировки из своей работы. Они не принесут успеха.
3. Тайминги. Ограничьте время на выполнение каждой категории задач. Так вы будете более эффективно с ними работать.
4. Делегируйте задачи. Вы ведь нанимали сотрудников, верно? Распределите задания и дайте возможность проявить себя вашему коллективу. Если вы сомневаетесь в том, что они способны это сделать, тогда зачем вообще было брать их на работу? Возможно, стоит серьезно поговорить с вашим отделом кадров?
5. Цените свое время. Это ваш главный ресурс, который вы никак не возобновите и не купите. Делайте все, чтобы каждая минута вашей и коллективной работы была ценной и эффективной.

И здесь мы вернемся к пункту №4. У вас возник вопрос, как заниматься распределением задач на удаленке? Естественно, вы не один, кто задается таким вопросом, так что вот вам несколько решений. Да, мы учли даже это.

Notion

Сервис для работы с задачами, списками, базами данных и досками. Гибкая и удобная система позволяет легко научить сотрудников работать с ней.

• Большой пул функций;
• Эргономичный и простой в освоении функционал;
• Вариативность использования;
• Удобная система по работе с блоками и их редактированием.

Casual

Сервис украинского производства. Функциональная и гибкая в настройке система.

• Визуальное составление плана задач;
• Визуализация взаимосвязей между задачами;
• Отслеживание прогресса выполнения задач;
• Отдельная цена для Украины;
• Создание шаблонов под разные задачи.

Jira

Удобный и популярный планировщик для работы в компаниях. Он не просто позволяет расписывать задачи, но и формировать отчетность, мониторить результаты и эффективность их выполнения.

• Простота использования и интеграции;
• Большое число шаблонов;
• Возможность увеличивать функционал по мере роста компании и задач;
• Позволяет работать командам числом до 20 000 человек.

Worksection

Удобное и эргономичное решение для компаний, которые работают с сотрудниками в удаленном формате. Большой пул инструментов и расширений позволяет оптимизировать его для разного типа компаний.

• Тайм-трекеры;
• Удобные планировщики задач;
• Система учета рабочего времени;
• Гибкие шаблоны для задач и проектов.

Basecamp

Решение для бизнеса и компаний, которое объединяет в себе пул главных инструментов для трекинга задач и рабочих процессов. Основа программы – чек-листы от известных личностей в сфере оптимизации бизнеса и рабочих процессов. Популярное решение, которое используется по всему миру.

• Простой и понятный интерфейс;
• Большой пул инструментов: от новостной ленты до общего чата для обсуждений с коллегами;
• Система отслеживания работы над проектом.