Пріоритети в завданнях: як їх грамотно розставити

Як показує практика, за кожною справою, фірмою, брендом або точкою з продажу кави у торговому центрі стоїть величезна кількість завдань, які лягають на плечі співробітників компанії. Те, що бачить споживач – лише верхівка айсберга бізнесу. Все інше доступне тільки погляду співробітників компанії та керівництву. І кожен, хто стикався з роботою менеджера, знає, що таке правильне делегування обов'язків і розставлення пріоритетів у робочих процесах.

Не всі вміють грамотно їх розставити, щоб досягти максимальних результатів за мінімальний проміжок часу. Але боятися не варто, це можна виправити. Ми приготували кілька порад з управління завданнями та цілями. Почнемо?

Терміни – це річ, яка лякає, дарує надію, ставить рамки, допомагає в організації. І для будь-якого підприємця саме терміни є важливим аспектом роботи, в який потрібно встигнути вкластися. Саме грамотна робота з таким ресурсом, як час, допомагає компанії розвиватися і рости.

Перше, що повинен зробити підприємець (не тільки початківець) – навчитися цінувати й ефективно використовувати цей ресурс. При цьому ви, як глава компанії, маєте розуміти, які завдання важливі, які мають бути реалізовані насамперед, і що може бути зроблено завтра. Грамотні пріоритети – це і є головний ключ до успіху.

У цій справі допоможе один популярний метод, який називається "ABCD". Він складається з 4 основних пунктів:

• Встановлюємо пріоритети "A". Як їх виділити на тлі інших? Уявіть, що завтра вам зовсім нічого робити: немає дзвінків, зустрічей, рутинної роботи, і ви повністю вільні, але маєте зробити щось важливе. Усі ті думки, що приходитимуть у голову – це і є пріоритети категорії "А". Це може бути як наймання нового HR-фахівця, так і підписання важливих паперів. Вони мають займати від 20% до 30% загального часу.
• Категорія "B" формується із завдань, які прописані для вашої посади: від листування з клієнтами та партнерами до відповідей на листи та скарги. Почніть їх виконувати після того, як закінчите з категорією "А". Завдання рівня "В" займають від 30% до 40% від загального часу.
• Категорія "C" – це непередбачувані обставини. Ви повинні виділяти на них від 20% до 25% від робочого часу. Їхня особливість у тому, що на їхнє виникнення не можна вплинути, але їхнє виконання буде приводити вас до успіху. Наприклад, протягом дня вам потрібно буде переробити форму договорів через зміну умов, або вирушити в поїздку.
• Категорія "D". "D" означає "Delete". Тут зібрані всі завдання, які не є терміновими або важливими. Завдання з цієї категорії можуть полягати в дрібній повсякденній рутині, яка може бути виконана іншими співробітниками або фахівцями. Але це підступна категорія. Чому? Тому, що ці завдання можуть займати багато часу, бувши не найважливішими. Наприклад, принтер перестав друкувати, або папір застряг у ксероксі. Ви можете вирішити це швидко? Ні, для цього потрібен фахівець. Передайте йому завдання, а самі сконцентруйтеся на важливіших робочих моментах.

Ось вам невеликий гайд на тему того, як грамотно спланувати тиждень і кожен робочий день: 

1. Складайте список дій за алгоритмом "ABCD" щодня. Розділіть завдання на 3 основні підгрупи.
2. Більше конкретики. Сформулюйте цілі чітко і просто. Не повинно бути чогось абстрактного, на кшталт "зробити роботу" або "порішати справи". Прибирайте такі формулювання зі своєї роботи. Вони не принесуть успіху.
3. Таймінги. Обмежуйте час на виконання кожної категорії завдань. Так ви будете більш ефективно з ними працювати.
4. Делегуйте завдання. Адже ви наймали співробітників, вірно? Розподіліть завдання і дайте можливість проявити себе вашому колективу. Якщо ви сумніваєтеся в тому, що вони здатні це зробити, тоді навіщо взагалі було брати їх на роботу? Можливо, варто серйозно поговорити з вашим відділом кадрів?
5. Цінуйте свій час. Це ваш головний ресурс, який ви ніяк не відновите і не купите. Робіть усе, щоб кожна хвилина вашої та колективної роботи була цінною та ефективною.

І тут ми повернемося до пункту №4. У вас виникло питання, як займатися розподілом завдань віддалено? Звісно, ви не один, хто ставить перед собою таке питання, тож ось вам кілька рішень. Так, ми врахували навіть це.

Notion

Сервіс для роботи із завданнями, списками, базами даних і дошками. Гнучка і зручна система дає змогу легко навчити співробітників працювати з нею.

• Великий пул функцій;
• Ергономічний і простий в освоєнні функціонал;
• Варіативність використання;
• Зручна система по роботі з блоками та їх редагуванням.

Casual

Сервіс українського виробництва. Функціональна і гнучка в налаштуванні система.

• Візуальне складання плану завдань;
• Візуалізація взаємозв'язків між завданнями;
• Відстеження прогресу виконання завдань;
• Окрема ціна для України;
• Створення шаблонів під різні завдання.

Jira

Зручний і популярний планувальник для роботи в компаніях. Він не просто дає змогу розписувати завдання, а й формувати звітність, моніторити результати та ефективність їх виконання.

• Простота використання та інтеграції;
• Велика кількість шаблонів;
• Можливість збільшувати функціонал у міру зростання компанії та завдань;
• Дозволяє працювати командам числом до 20 000 осіб.

Worksection

Зручне та ергономічне рішення для компаній, які працюють зі співробітниками у віддаленому форматі. Великий пул інструментів і розширень дає змогу оптимізувати його для різного типу компаній.

• Тайм-трекери;
• Зручні планувальники завдань;
• Система обліку робочого часу;
• Гнучкі шаблони для завдань і проєктів.

Basecamp

Рішення для бізнесу та компаній, яке об'єднує в собі пул головних інструментів для трекінгу завдань і робочих процесів. Основа програми – чек-листи від відомих особистостей у сфері оптимізації бізнесу та робочих процесів. Популярне рішення, яке використовується по всьому світу.

• Простий і зрозумілий інтерфейс;
• Великий пул інструментів: від новинної стрічки до загального чату для обговорень з колегами;
• Система відстеження роботи над проєктом.