Снижаем расходы: 5 советов для малого бизнеса

Идеальная схема для работы бизнеса следующая: стабильный денежный поток, который только увеличивается + сотрудники, не перенапряженные работой + стабильно высокое качество услуг и товаров. Реально ли этого достичь? Вполне. Но как? А вот про это мы и поговорим с вами сегодня.

Темой нашего разговора станет сокращение расходов бизнеса и его влияние на прибыль. Оптимизация расходов внутри компании очень важна, хотя ее многие недооценивают. Нет, это не значит, что нужно экономить на зарплате сотрудников, их страховке и качественном ПО для работы. Это как раз повлечет за собой негативные последствия. Мы лучше поговорим про грамотные методы оптимизации средств внутри компании.

Мы посидели, подумали, проанализировали и вывели 5 ключевых аспектов, которые могут быть оптимизированы без потери эффективности:

• Технологии;
• Аутсорс;
• Найм;
• Общение с поставщиками;
• Мониторинг и работа с бизнес-функциями компании.

Ну что ж, план готов, значит, будем его подробно разбирать.

Сейчас бизнес устроен так, чтобы в нем использовались современные технологии. Они не просто помогают оптимизировать рабочие процессы, но еще и увеличивают КПД сотрудников и всех процессов. И тут мы возвращаемся в начало статьи и смотрим на идеальную формулу, где сотрудники не устают, а общая эффективность бизнеса не падает.

Вы должны регулярно мониторить рынок технологий и стараться внедрить в свои процессы только самые последние решения, либо те решения, которые будут актуальны сейчас и потенциально могут быть расширены за счет внутреннего функционала вроде плагинов.

Хорошо подобранные цифровые решения помогут вам в оптимизации большинства функций малого бизнеса, вроде ведения баз данных, складского учета, сбора статистики и т. д. А вот и несколько примеров:

• Можно экономить на аренде офисного помещения. Если грамотно построить команду сотрудников на дистанционном формате, то вам не нужно платить за аренду офиса, а свежий софт для работы и системы мониторинга задач помогут все держать под контролем, при этом не перегружая сотрудников.
• Командировки. Зачем они нужны, если есть сервисы для видеосвязи? Их масса: от Teams до Zoom. Это вам и время сэкономит, и сохранит финансы компании, но результативность никак не упадет.
• Маркетинговая стратегия. Ее можно переработать и оптимизировать. Для малого бизнеса, который только начинает свои первые шаги в этом суровом мире, можно использовать разные альтернативы для продвижения своего продукта. Например, поработать над рекламой в Facebook и соответствующими инструментами. Instagram, Pinterest – тоже хорошие варианты для продвижения. Не забывайте и про Google Adds, как универсальный инструмент. Если ваш бизнес находится в секторе e-commerce, то на помощь придут грамотные рассылки по e-mail, пуш-уведомления, контент-маркетинг и прочие дешевые каналы. В бизнесе все средства хороши. Главное – грамотно их использовать, и вы увидите результаты.
• Ищите альтернативные варианты экономии на ПО. Нет, это не значит, что нужно использовать софт без сертификатов и жертвовать безопасностью вашей компании. Например, вы можете использовать систему Magento, но оплачивать подписку, используя стандартный набор функций. Функционала такой версии хватит для малого бизнеса на длительный срок. А по мере развития проекта вы сможете увеличивать и вложения в ПО.

Зачем и почему его так активно продвигают в последнее время? Потому, что это удобно. Мы уже говорили с вами про эффективность планирования задач и выделения среди них приоритетных. Здесь же вы видите продолжение этой истории. Вы можете отдать второстепенные задачи специалистам, которые работают на аутсорсе, а для основной команды оставить лишь основные задачи, которые будут релевантнее и выгоднее, повлияют на прибыльность вашего бизнеса. Итак, что можно отдать на аутсорс?

• Налоги. Вам нужен годовой отчет? Значит, наймите специалиста для этой задачи. Вам не нужно иметь целый отдел сотрудников, если вы только начали свое развитие. Благодаря ПО и большому числу инструментов, специалисты сделают все очень быстро и качественно.
• Поддержку клиентов и пользователей. Популярная практика – отдать саппорт клиентов на аутсорс. Это выгодно, ведь вы в таком случае не содержите целый отдел поддержки, не арендуете помещение и т. д.
• Маркетинг. Пока у вас нет своего отдела маркетинга, наймите маркетинговую компанию для работы над вашей стратегией и рекламой. Они будут качественно и добросовестно выполнять свои задачи, а вы – получать новых клиентов и отчеты о проделанной работе.
• IT-саппорт. Найдите локального провайдера услуг, который будет оказывать вам поддержку при настройке систем безопасности или ремонте рабочих устройств. Зачем вам свой ремонтный отдел, если ваша команда состоит из 5 специалистов, и у них всего 4 рабочих ПК?

Вы всегда можете нанять профильного сотрудника для работы на какой-то проект. Это может быть как копирайтер, так и дизайнер или IT-специалист. Такой подход перевернул рынок бизнеса, ведь стартапы смогли полноценно конкурировать с крупными компаниями.

Такой формат сотрудничества выгоден для всех.

Фрилансер:

• Получает заказ;
• Получает оплату;
• Получает опыт;
• Получает портфолио;
• Получает мотивацию справиться с работой быстро и качественно, чтобы к нему обратились вновь и порекомендовали.

Наниматель:

• Получает надежного сотрудника;
• Получает выполненную работу;
• Получает экономию средств;
• Получает лояльность со стороны исполнителя;
• Получает регулярного партнера для работы.

Если вас смущаю цены от ваших поставщиков, значит, стоит пересмотреть ваше сотрудничество. Нет, не во всех случаях его нужно разрывать, но можно провести переговоры и обсудить ряд моментов:

Оптовые скидки. Классический аргумент для переговоров.

Гибкость для постоянных клиентов. Если вы являетесь постоянным клиентом, который заказывает большие объемы и исправно платит, то поставщику не выгодно потерять вас как клиента.

Статут крупного клиента. Если вы и ваша компания обеспечивает 10% или более от общей выручки поставщика, используйте этот аргумент для переговоров о снижении цен.

Цены конкурентов. Проанализируйте цены конкурентов и апеллируйте данными фактами на переговорах.

Обзоры товаров. Если есть возможность договориться о партнерстве и рекламе, то почему бы и нет? Вы можете договориться о скидке или любом другом выгодном предложении за положительный отзыв.

Другие аспекты сотрудничества. Если поставщик никак не хочет снижать цену и идти на уступки, то вы можете пообщаться на тему других финансовых аспектов вроде гибких или лояльных условий оплаты поставок, доставки в ускоренном формате или скидки на нее. Послушайте его встречные предложения и подумайте.

Вести бизнес – это регулярно анализировать ситуацию как внутри него, так и на рынке. Вы должны проводить регулярный анализ цен на ваши товары и услуги, чтобы не платить больше за их поставку и не продешевить.

Вот несколько примеров сфер, которые нужно регулярно мониторить и анализировать:

• Рабочее время сотрудников. Если кто-то из них работает на почасовой зарплате, распределите время так, чтобы в дни, когда много работы, они работали больше, а в периоды, когда работы меньше, они работали меньше. Так вы не будете переплачивать, а сотрудники останутся довольны своим заработком.
• Запасы товаров. С этим поможет хорошее ПО для ведения учета. Хранить товары – это тоже не бесплатно. Вы же арендуете какие-то площади для товара, не так ли? Оптимизируйте систему доставки и хранения товаров. Например, подумайте над тем, чтобы какие-то товары поступали к клиентам сразу от поставщика, минуя ваш склад как промежуточное звено. Это сократит и затраты на логистику, и время доставки к клиенту.
• Финансы. Проведите комплексную оценку своих финансов и ресурсов компании. Делайте это регулярно (в идеале – каждый квартал). Так вам проще будет отслеживать динамику изменений состояния финансов.

Отдельно стоит выделить категорию эксплуатационных расходов компании. Их можно пересмотреть, реструктуризировать и оптимизировать. В данную категорию входят следующие пункты:

• Себестоимость проданных товаров;
• Аренда за помещения;
• Интернет и телефон;
• Страховки;
• Расходы на маркетинг;
• Коммерческие расходы;
• Зарплата и ее начисление;
• Канцелярия и расходники для офиса;
• Банковские сборы.

Помните, что все вышеперечисленное – лишь рекомендации. И мы уже говорили, что двух одинаковых бизнесов просто не существует. Каждый сталкивается со своими уникальными ситуациями и рабочими моментами. Поэтому, вы должны действовать, исходя из вашей личной ситуации и положения дел. Главное, никогда не прекращайте действовать!