Знижуємо витрати: 5 порад для малого бізнесу

Ідеальна схема для роботи бізнесу така: стабільний грошовий потік, який тільки збільшується + співробітники, не перенапружені роботою + стабільно висока якість послуг і товарів. Чи реально цього досягти? Цілком. Але як? Ось про це ми й поговоримо з вами сьогодні.

Темою нашої розмови стане скорочення витрат бізнесу та його вплив на прибуток. Оптимізація витрат усередині компанії дуже важлива, хоча її багато хто недооцінює. Ні, це не означає, що потрібно економити на зарплаті співробітників, їхній страховці та якісному ПЗ для роботи. Це якраз спричинить негативні наслідки. Ми краще поговоримо про грамотні методи оптимізації коштів всередині компанії.

Ми посиділи, подумали, проаналізували та вивели 5 ключових аспектів, які можуть бути оптимізовані без втрати ефективності:

• Технології;
• Аутсорс;
• Наймання;
• Спілкування з постачальниками;
• Моніторинг і робота з бізнес-функціями компанії.

Ну що ж, план готовий, отже, будемо його детально розбирати.

Зараз бізнес влаштований так, щоб у ньому використовувалися сучасні технології. Вони не просто допомагають оптимізувати робочі процеси, але ще й збільшують ККД співробітників і всіх процесів. І тут ми повертаємося на початок статті та дивимося на ідеальну формулу, де співробітники не втомлюються, а загальна ефективність бізнесу не падає.

Ви маєте регулярно моніторити ринок технологій і намагатися впровадити у свої процеси тільки найостанніші рішення, або ті рішення, які будуть актуальні зараз і потенційно можуть бути розширені завдяки внутрішньому функціоналу на кшталт плагінів.

Добре підібрані цифрові рішення допоможуть вам в оптимізації більшості функцій малого бізнесу, на кшталт ведення баз даних, складського обліку, збору статистики тощо. А ось і кілька прикладів:

• Можна економити на оренді офісного приміщення. Якщо грамотно побудувати команду співробітників на дистанційному форматі, то вам не потрібно платити за оренду офісу, а свіжий софт для роботи та системи моніторингу завдань допоможуть все тримати під контролем, при цьому не перевантажуючи співробітників.
• Відрядження. Навіщо вони потрібні, якщо є сервіси для відеозв'язку? Їх маса: від Teams до Zoom. Це вам і час заощадить, і збереже фінанси компанії, але результативність ніяк не впаде.
• Маркетингова стратегія. Її можна переробити й оптимізувати. Для малого бізнесу, який тільки починає свої перші кроки в цьому суворому світі, можна використовувати різні альтернативи для просування свого продукту. Наприклад, попрацювати над рекламою у Facebook та відповідними інструментами. Instagram, Pinterest – теж хороші варіанти для просування. Не забувайте і про Google Adds, як універсальний інструмент. Якщо ваш бізнес знаходиться в секторі e-commerce, то на допомогу прийдуть грамотні розсилки по e-mail, пуш-повідомлення, контент-маркетинг та інші дешеві канали. У бізнесі всі засоби хороші. Головне – грамотно їх використовувати, і ви побачите результати.
• Шукайте альтернативні варіанти економії на ПЗ. Ні, це не означає, що потрібно використовувати софт без сертифікатів і жертвувати безпекою вашої компанії. Наприклад, ви можете використовувати систему Magento, але оплачувати підписку, використовуючи стандартний набір функцій. Функціоналу такої версії вистачить для малого бізнесу на тривалий термін. А в міру розвитку проєкту ви зможете збільшувати й вкладення в ПЗ.

Навіщо і чому його так активно просувають останнім часом? Тому, що це зручно. Ми вже говорили з вами про ефективність планування завдань і виділення серед них пріоритетних. Тут же ви бачите продовження цієї історії. Ви можете віддати другорядні завдання фахівцям, які працюють на аутсорсі, а для основної команди залишити лише основні задачі, які будуть релевантнішими та вигіднішими, вплинуть на прибутковість вашого бізнесу. Отже, що можна віддати на аутсорс?

• Податки. Вам потрібен річний звіт? Отже, найміть фахівця для цього завдання. Вам не потрібно мати цілий відділ співробітників, якщо ви тільки почали свій розвиток. Завдяки ПЗ і великій кількості інструментів, фахівці зроблять все дуже швидко і якісно.
• Підтримку клієнтів і користувачів. Популярна практика – віддати саппорт клієнтів на аутсорс. Це вигідно, адже ви в такому разі не утримуєте цілий відділ підтримки, не орендуєте приміщення тощо.
• Маркетинг. Поки у вас немає свого відділу маркетингу, найміть маркетингову компанію для роботи над вашою стратегією і рекламою. Вони будуть якісно і сумлінно виконувати свої завдання, а ви – отримувати нових клієнтів і звіти про виконану роботу.
• IT-саппорт. Знайдіть локального провайдера послуг, який надаватиме вам підтримку під час налаштування систем безпеки або ремонту робочих пристроїв. Навіщо вам свій ремонтний відділ, якщо ваша команда складається з 5 фахівців, і в них лише 4 робочих ПК?

Ви завжди можете найняти профільного співробітника для роботи на якийсь проєкт. Це може бути як копірайтер, так і дизайнер або IT-фахівець. Такий підхід перевернув ринок бізнесу, адже стартапи змогли повноцінно конкурувати з великими компаніями.

Такий формат співпраці вигідний для всіх.

Фрилансер:

• Отримує замовлення;
• Отримує оплату;
• Отримує досвід;
• Отримує портфоліо;
• Отримує мотивацію впоратися з роботою швидко і якісно, щоб до нього звернулися знову і порекомендували.

Наймач:

• Отримує надійного співробітника;
• Отримує виконану роботу;
• Отримує економію коштів;
• Отримує лояльність з боку виконавця;
• Отримує регулярного партнера для роботи.

Якщо вас бентежать ціни від ваших постачальників, значить, варто переглянути вашу співпрацю. Ні, не у всіх випадках її потрібно розривати, але можна провести переговори й обговорити низку моментів:

Гуртові знижки. Класичний аргумент для переговорів.

Гнучкість для постійних клієнтів. Якщо ви є постійним клієнтом, який замовляє великі обсяги та справно платить, то постачальнику не вигідно втратити вас як клієнта.

Статут великого клієнта. Якщо ви та ваша компанія забезпечуєте 10% або більше від загального виторгу постачальника, використовуйте цей аргумент для переговорів про зниження цін.

Ціни конкурентів. Проаналізуйте ціни конкурентів і апелюйте цими фактами на переговорах.

Огляди товарів. Якщо є можливість домовитися про партнерство і рекламу, то чому б і ні? Ви можете домовитися про знижку або будь-яку іншу вигідну пропозицію за позитивний відгук.

Інші аспекти співпраці. Якщо постачальник ніяк не хоче знижувати ціну і йти на поступки, то ви можете поспілкуватися на тему інших фінансових аспектів на кшталт гнучких або лояльних умов оплати постачань, доставки в прискореному форматі або знижки на неї. Послухайте його зустрічні пропозиції та подумайте.

Вести бізнес – це регулярно аналізувати ситуацію як усередині нього, так і на ринку. Ви маєте проводити регулярний аналіз цін на ваші товари та послуги, щоб не платити більше за їх постачання і не продешевити.

Ось кілька прикладів сфер, які потрібно регулярно моніторити й аналізувати:

• Робочий час співробітників. Якщо хтось із них працює на погодинній зарплаті, розподіліть час так, щоб у дні, коли багато роботи, вони працювали більше, а в періоди, коли роботи менше, вони працювали менше. Так ви не будете переплачувати, а співробітники залишаться задоволені своїм заробітком.
• Запаси товарів. З цим допоможе хороше ПЗ для ведення обліку. Зберігати товари – це теж не безкоштовно. Ви ж орендуєте якісь площі для товару, чи не так? Оптимізуйте систему доставки та зберігання товарів. Наприклад, подумайте над тим, щоб якісь товари надходили до клієнтів одразу від постачальника, минаючи ваш склад як проміжну ланку. Це скоротить і витрати на логістику, і час доставки до клієнта.
• Фінанси. Проведіть комплексну оцінку своїх фінансів і ресурсів компанії. Робіть це регулярно (в ідеалі – щокварталу). Так вам простіше буде відстежувати динаміку змін стану фінансів.

Окремо варто виділити категорію експлуатаційних витрат компанії. Їх можна переглянути, реструктуризувати й оптимізувати. До цієї категорії входять такі пункти:

• Собівартість проданих товарів;
• Оренда за приміщення;
• Інтернет і телефон;
• Страховки;
• Витрати на маркетинг;
• Комерційні витрати;
• Зарплата та її нарахування;
• Канцелярія та витратні матеріали для офісу;
• Банківські збори.

Пам'ятайте, що все перераховане вище – лише рекомендації. І ми вже говорили, що двох однакових бізнесів просто не існує. Кожен стикається зі своїми унікальними ситуаціями та робочими моментами. Тому, ви повинні діяти, виходячи з вашої особистої ситуації та стану справ. Головне, ніколи не припиняйте діяти!