Kanban — система управління або менеджерська філософія

Свій шлях система Kanban розпочала в середині 50-х років минулого сторіччя. Першими, хто ввів її в ужиток, були японські машинобудівники Toyota. Уже після цього Kanban вирушила до стін високих офіс-центрів. Сьогодні ним користуються всі в менеджерському прошарку, особливо керівники проєктів. Практика гнучка та показує результат. Ми порівнювали її з іншими аналогами, але канбан — бос серед них. Розкажемо, про що це ми.

Нещодавно ми розповідали про концепцію ощадливого використання. Lean, пам’ятаєте? Але ми не згадували цікавого факту: розробили її разом з іншою концепцією — Kanban. Той самий інженер, Таїті Оно, вирушив до США з робочих питань. Його вразила концепція супермаркетів, а саме той механізм, коли покупці могли самостійно вибрати те, що їм до вподоби. Йому захотілося використати здобутий досвід у своїй компанії. Так, Kanban почали використовувати на виробничих потужностях автомобільного гіганта Toyota.

Як використовували методологію з виробництва? Підказку можна знайти в перекладі слова. Kanban з японської перекладається як візуальний сигнал. Співробітники між собою обмінювалися спеціальними картками, цим регулюючи виробничий процес.

Уявімо ситуацію. Співробітник відділу монтажу та складання до виробничої тари чіпляє картку. На ній вказується керівництво та директива для подальшого процесу. Після цього тара переходить до наступного відділу, а потім до наступного і далі.

1. «Потік нижньої ланки» працівників бере не більше, ніж потрібно для роботи. Регулюються обсяги чітко, усі необхідні цифри вказані в канбані.
2. «Потік верхньої ланки» відповідає за постачання та бере необхідне. Водночас не відходить від запланованих значень.
3. Без відповідного канбана нічого не зсувається з місця та не вирушає у виробництво.
4. Сумнівів у якості або, боронь макаронний монстр, брак у системі СТРОГО ЗАБОРОНЕНІ.
5. Кількість канбанів може знизитись, але є ймовірність, що через це похитнеться і вся система. Важливо не відхилятися від плану.

Kanban — це система, що допомагає оптимізувати робочі години, не ставлячи співробітникам надмірних робочих годин та вимагаючи від них нездійсненних дедлайнів. Співробітники відчують свободу та візьмуться за виконання корисних для спільної справи дій із максимальною ефективністю.

Система, яка приносить стільки успіху на конвеєрах, не могла не стати популярною й поза автомобільним бізнесом. IT-індустрія, яка постійно шукає натхнення на стороні, звернула свій погляд на систему і змогла підпорядкувати її собі. Тепер канбани потрібно кріпити не до контейнера з болтами, а до дошок із завданнями. Так, менеджер може розподіляти канбани за категоріями:

• обов’язкові завдання;
• завдання,що взяті у роботу;
• закінчена робота, яка не пройшла тестування;
• протестовані завдання;
• стовідсоткова готовність.

Описана структура — не Біблія, повністю відповідати їй необов’язково, але такий порядок здається нам вірним. Враховуйте специфіку вашого продукту та вносіть корективи. Можемо порадити кілька прикольних фіч, які й самі періодично використовуємо:

1. Додайте пріоритетність у кожному завданні.
2. Багатозадачність — точно не фішка канбана. Один виконавець має робити одне завдання й робити його класно, не розпорошуватися.
3. Одна закінчена робота краща, ніж кілька розпочатих.
4. Час виконання підбирається індивідуально.
5. Недостатні терміни завдання провокують помилки. Краще уникати їх із самого початку.

Переваги

1. Ви разом із командою навчитеся концентрації лише на пріоритетній роботі. Вирішувати, що пріоритет можете ви, а може — відповідальний менеджер.
2. Розробка для команди на час розробки важливіша за інше. Не забувайте про баланс з особистим життям, але заохочуйте ініціативу та самоорганізованість.
3. Якщо необхідні навички є в кількох людей, тривалість робіт можна скоротити, додавши потім в інших проєктах.

Мінуси

1. Система не призначена на великі робочі групи, до яких входить 5 і більше людей.
2. Довгострокове планування краще робити за допомогою іншої системи, оскільки Kanban заточено на короткий маршрут.

Ми відносимо Kanban як до практики, яка допомагає досягти успіху конкретними діями. Для досягнення результату підключається оптимізація часу на проєкт, управління персоналом та зниження варіативності. Здавалося б, усе це має знизити потенціал команди, загнавши її в рамки, але хитрі японці доводять, що дисципліна не лише допомагає одній людині, а й робить успішною всю компанію.