Як навчати команду, щоб не робити все самому?

Щоб масштабувати і розвивати компанію потрібні регламенти, якісне навчання співробітників та системи контролю за роботою. Без цього у вас не вийде підтримувати якість продукту, і ви втратите клієнтів.

Цими організаційними питаннями займаються менеджери проєктів. Якщо ви один з них, або ви власник компанії, якій потрібно кероване і ефективне масштабування і розвиток — ця стаття для вас.

Ось він. Новий крутий проєкт для якого ви як керівники проєкту, вони ж проджект менеджери, вони ж project lead або навіть delivery manager повинні зібрати свою команду мрії, навчити її, згуртувати і надихнути!

Так багато можливостей зробити все круто і не менше шансів тотального провалу.

Якщо зібрати короткі вижимки з різних інструкцій на тему «як менеджерам об'єднувати і панувати», то вийде список з 6 пунктів:

• Зібрати гідних співробітників в оптимальній кількості;
• Чітко поставити цілі і завдання;
• Довести вигоду для кожного від успішної роботи в команді;
• Допомогти хлопцям і дівчатам краще пізнати один одного;
• Навчити працювати разом в цілому і над конкретним проєкт зокрема;
• Створити і підтримувати командний дух.

Усередині кожного цього пункту вам належить провернути гори роботи. Навіть якщо ви зберете в команду найкваліфікованіших і найадекватніших людей.

Всім хочеться мати в команді найдосвідченіших і скілових людей, але в реальному житті, навіть якщо є така можливість, варто від неї відмовитися. Якщо не вірите, візьміть в команду хоча б двох супер-сеньйорів-самураїв. Їх конфлікти принесуть більше шкоди проєкту, ніж десяток трейні, залишених без інструкцій напризволяще. 4 базових правила:

Місце для кожного

Хороший менеджер знає, що в команді повинен бути один авторитетний техлід, мідли, які будуть робити всю роботу добре і злагоджено, а також тестувальник, чиє слово про якість завжди буде останнім. Це актуально не тільки для IT-команд, а буквально для будь-яких. Наприклад, ідеально, якщо у відділі дизайну є один провідний фахівець з досвідом і баченням для суперважливих завдань, хлопці, які просто добре і швидко роблять свою роботу, а те саме останнє слово залишається за верстальником. Ще приклад: головний бухгалтер, штатні бухгалтери-економісти і аудитор.

Пристрасті по проєкту

Темперамент учасників не менш важливий, ніж їх скіли. Варто постаратися дотримуватися балансу між відстороненими флегматиками і меланхоліками, яких буде важко подружити та нервовими холериками, вибухаючими з приводу і без. Темперамент не виправиш, а тому на це важливо звернути увагу в момент найму фахівців. І якщо вже найняли дуже хорошого, наприклад, дизайнера з дуже поганим характером, варто врівноважити його адекватними людьми. Якщо є можливість поміняти фахівців між іншими командами компанії — робіть це. Вибирайте людей під свій стиль управління і, звичайно, розмовляйте з хлопцями та дівчатами, якщо бачите будь-які зачатки конфлікту.

Дорогу молодим

Будь-якій великій компанії і хорошому ПМ вигідно вирощувати молоді таланти. У тому числі для того, щоб не витрачати час на «ламання шаблонів» досвідченим фахівцям. Звичайно, ви витратите час на навчання, зате в результаті отримаєте людину, яка знає внутрішню «кухню», з високою лояльністю до компанії і готову допомогти вчитися іншим.

Нас мало, але ми в тільняшках

Можете не вірити, але є ціла формула, по якій можна обчислити, скільки людей потрібно для виконання завдання. Суть її в тому, що чим менше людей, тим менше їм потрібно буде взаємодій і тим швидше вони знайдуть спільну мову один з одним, особливо, з хорошим менеджером. Ідеальне число 4-5 осіб. Якщо мета дуже масштабна і «фантастична четвірка» її не потягне, найкраще розбити команду на команди поменше.

Взагалі, з точки зору стабільності роботи — ідеальний випадок, коли є вже зібрана команда. Пари успішно розпочатих і закінчених завдань буде досить, щоб люди спрацювалися, особливо за умови грамотного управління

Чітко сформульоване, а головне, зрозуміле і сприйняте всіма завдання — те, без чого нічого не вийде.

Ваша робота чітко з'ясувати «хотілки» клієнта, узгодити їх з усіма, ким потрібно, і донести до своєї команди. Звичайно, обов'язково поставити задачу в тому додатку, який ви для цього використовуєте і відзначити в ньому Acceptance Criteria і Definition of Done. Тобто критерії, при яких задача вважається готовою до приймання, і за яких умов вона отримує статус виконана.

Зрозуміло, кожен з команди в курсі, яке фінансову винагороду він отримає за годину своєї роботи. А ще, що на кухні є кава і печиво, в кишені медстраховка і квитки в заплановану оплачувану відпустку, в п'ятницю можна попрацювати вдома, а ПМ купить всім по смузі і буде хвалити, якщо все буде добре і за планом.

Вся ця ідилія зникає, як тільки виявляється, що все (швидше за все це «все» — щось нелогічне, непідйомне і нереальне) потрібно було зробити ще вчора. Трапляється подібне регулярно і по тисячах різноманітних причин.

У підсумку, після чергового ранкового мітингу ви дізнаєтеся що: якщо зробити «все», як хочеться начальнику і замовникам, то може бути вам дістанеться пряник, а якщо ні — то ось ми вже підготували батіг у вигляді кадрових змін. Таке формулювання питання — пряма дорога до падіння бойового духу, опускання рук і появи нових резюме вже майже не ваших співробітників на популярних майданчиках.

«Риночок», в даному випадку ринок праці, дуже швидко допоможе зруйнувати з таким трудом зібрану команду:

• хороших фахівців моментально з руками відірвуть конкуренти, вже давно хижо поглядають в їхній бік;
• стабільні середнячки, яким ще дітей годувати і з ними ж проводити час, краще підуть тимчасово допомагати батькові торгувати взуттям на ринку, ніж дозволять собі залишитися без гарантованої зарплати;
• тримати поганих співробітників, використовуючи батіг, максимально безглузда трата ресурсів, яка не призведе ні до яких позитивних результатів, до речі, звідки вони взагалі у вашій команді?

Хороший менеджер просто не скаже своїм хлопцям, що Біг Бос вже подумує від них позбутися. Кращий менеджер ще і докладе всі свої софт-скілс, щоб домогтися більш адекватних термінів і завдань.

Що робити з командою? Налаштовувати всіх на позитив — ми сильні, ми зможемо! Як це такі шикарні фахівці не знайдуть розв'язання такої цікавої проблеми! Ну і звичайно, вибити команді бонуси за успішне виконання поставленого завдання.

Ви лідер, а значить повинні підтримувати, об'єднувати і надихати хлопців та дівчат. Звісно ж цього не вийде, якщо ви самі не заряджені на результат. Без вас, як без точки опори — все завалиться. Для того, щоб завоювати довіру команди і не робити все самому, досить дотримуватися хоча б трьох правил:

Приклад для наслідування

Починати з себе — завжди хороше рішення. Сядьте і розберіться в собі:

• яким лідером ви хочете бути;
• чим ви можете заважати команді;
• чим можете допомогти;
• що вам потрібно зробити, щоб ви всі разом досягли результату.

Пам'ятайте, що ваші підлеглі — це люди, а не гвинтики машини або головний біль і що до них слід ставитися відповідно. Ваш настрій — настрій всієї команди. Тому, навіть якщо вам хочеться відгризти комусь голову, візьміть себе в руки і згадайте про нього хороше, а потім розберіться конструктивно.

Зворотний зв'язок

Не хочете чути, як ваш співробітник скаржиться, що ви його не цінуєте, а потім бачити, як він іде і більше не повертається? Ну тоді навчіться надавати зворотний зв'язок. Для тих, кому складно, є шаблон: «те, що зробила людина + те, що ви відчули з цього приводу + як це відбилося на результаті, команді, а то і компанії».

Приклад: «Вася, як добре, що ти зробив це термінове тестове, я дуже радий і тобою пишаюся, адже ми отримали цього замовника». Пам'ятайте, що добре слово і кішці приємно, і не соромтеся хвалити своїх хлопців та дівчат, тоді і критика буде сприйматися набагато краще.

Особисте спілкування краще листувань

В умовах віддаленої роботи особисте спілкування — майже розкіш. Текстові повідомлення, за статистикою, багатьма сприймаються не так, як розмова. Практикуйте спілкування по відеозв'язку, де все одно можна поглянути в очі співрозмовнику і зрозуміти його емоції.

Не робіть з себе «менеджера в білому», розмовляючи тільки формально, і не погоджуйтесь на спілкування тільки по 9 місячних днях. Нехай хлопці та дівчата знають, що ви теж жива людина, і завжди можуть вам написати. Ще краще заведіть загальний чат з командою. Обговорюйте в ньому роботу, діліться жартами з інтернету і плітками — це згуртовує.

Ніхто не зобов'язаний читати ваші думки і моментально розуміти, як заведено працювати у вас і з вами. Ваша робота як менеджера — комунікувати і взаємодіяти, використовуючи, як мінімум три інструменти.

Мануали на всі випадки життя

Поки посадові інструкції залишаються нудними і малозрозумілими документами, одна хороша інструкція «як робити ЦЕ» — стане вашим порятунком і біблією для новеньких. Набагато логічніше один раз виділити годину на складання документа зі скріншотами і стрілками, що, куди натискати, і більше не доведеться сидіти поруч з кожним стажером або перевіреним співробітником, якому вперше доручили таку задачу.

Питай, і тобі дадуть відповідь

Говорити словами, через рота — найскладніше завдання. Цьому потрібно навчитися в першу чергу вам як менеджеру, і питати-питати-питати, як у всіх справи. В першу чергу із завданнями і з їх розумінням. Що новенькі, що вже досвідчені фахівці однаково не люблять ставити запитання. І не тільки тому, що не хочуть виглядати нерозумно. Шукати відповіді самому ще в книгах вчили наших батьків, у всякому разі інженерів точно. У нових 20-х, вміння провести ресерч — базова вимога до будь-якого фахівця. Це і добре, людина повинна приймати рішення самостійно. Але залишається фактор «у нас так заведено», наприклад, проєктні вимоги до оформлення коду. Таке не нагуглиш і робота менеджера підійти, запитати і коректно пояснити в якому мануалі є інструкція.

Подивися на всі боки

Відправляйте своїх хлопців і дівчат на курси підвищення кваліфікації, тематичні івенти, конференції та інше. Це допоможе кожному вирости як фахівцю і підніме рівень команди в цілому. Тим більше, що можна влаштовувати мітапи — обмінюватися новими знаннями один з одним.

Корисні активності всередині компанії, наприклад, уроки англійської, працюють на ту ж мету, тільки ще більш масштабно. Завдяки їм можна подружити людей не тільки в команді, але і в організації в цілому!

Жарти-жартами, але Family-like спосіб управління завжди дає відмінні результати, незалежно від сфери. Ваші підлеглі не зобов'язані бути друзями, але відчувати себе командою вже точно. І перетворити їх в сім'ю, як раз ваша робота!

Не готові грати роль розуміючої мами, суворого тата і навіть бабусі з пиріжками для своєї команди? Не можете навчити хлопців взаємодіяти в різних ситуаціях? Сучасне управління персоналом це не ваше. Отже, є завдання згуртувати команду. Як це зробити?

Перше, що спадає на думку — тимбілдинг. І вірно! Проведений разом час поза офісом завжди позитивно позначається на команді. Навіть якщо у вас трапиться конфлікт — це все одно добре, адже ви виявите проблему і зможете її виправити!

Не потрібно, особливо якщо у вас нова команда, домовлятися на конкретну дату. Інакше вас чекає багато відмов по найважливішим причинам. Просто в якийсь не дуже завантажений день, повідомте всім, що ви йдете на годину раніше — грати в настолки або пейнтбол, кататися на картах або ковзанах, розгадувати загадки у квест-кімнатах і так далі. Головне, не тягніть усіх в бар — це поганий тон. Хто захоче випити, сам з цим розбереться.

Ми цінуємо людей, з якими проводимо час в неформальній обстановці. Дивуйте! Влаштуйте сніданок з хлопцями і дівчатами. Зазвичай так проводять час тільки з близькими, і це дійсно дуже швидко зближує.

Якщо колеги для тебе, як сім'я, тобі буде складніше відмовляти в їх проханнях по роботі. Чим менше таких відмов всередині команди, тим вище загальна продуктивність.

Зрозуміти, що вам вдалося створити командний дух нескладно. Наприклад, ваші підопічні звуть один одного на івенти, знайомлять з хорошими лікарями та юристами, допомагають перевезти речі при переїзді і все в такому дусі.

Хтось підміняє одного, просто «за ідею», щоб не підвести всю команду або витрачає пару годин особистого часу в суботу, щоб вкладеться в колективний дедлайн — це воно!

Висновок

Якщо вам потрібно масштабувати компанію і розвивати її, не обійтися без регламентів, якісного навчання персоналу і системи контролю за виконаною роботою. Для цього вам будуть потрібні менеджери, які будуть керувати командами, які виконують різні завдання.

У роботу менеджера входить збір команди, чітке визначення цілей і завдань і пояснення чому всім вигідно співпрацювати в такому форматі. Крім того, йому потрібно допомогти всім краще пізнати один одного і навчитися працювати разом, а також створити і підтримувати командний дух.